Hệ thống pháp luật về thuế giá trị gia tăng tại Việt Nam không chỉ thiết lập cơ chế thu nộp thuế một cách trực tiếp, mà còn thông qua các quy định chặt chẽ về quản lý hóa đơn, chứng từ, nhằm đảm bảo tính minh bạch, trung thực và hợp pháp của các giao dịch kinh tế làm căn cứ xác lập nghĩa vụ thuế và quyền được khấu trừ, hoàn thuế của người nộp thuế. Điều 26 đề cập đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm tăng cường tính minh bạch, kiểm soát dòng tiền, và ngăn chặn các hành vi hợp thức hóa giao dịch giả. Việc thanh toán phải thực hiện qua ngân hàng hoặc các phương thức điện tử theo đúng quy định, nếu không sẽ bị loại khỏi đối tượng được khấu trừ thuế dù các hóa đơn vẫn hợp lệ về hình thức.

  1. Quy định pháp luật về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán. Đây là điểm đặc biệt, nhằm phân biệt giữa hình thức thanh toán chuyển khoản thực sự với hành vi nộp tiền mặt thông qua các hình thức gián tiếp khác, vốn không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt để phục vụ mục đích khấu trừ thuế.

– Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ bao gồm: thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi, thẻ ngân hàng, các hình thức thanh toán điện tử, hoặc thanh toán thông qua các phương tiện điện tử được phép sử dụng theo pháp luật hiện hành. Các chứng từ này phải thể hiện đầy đủ thông tin giao dịch, bao gồm tên chủ tài khoản, số tiền thanh toán, thời điểm thanh toán, nội dung thanh toán và sự khớp nối với hóa đơn giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ liên quan.

– Đối với hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có thể là bản sao hợp lệ của chứng từ chuyển tiền quốc tế, bao gồm L/C, điện chuyển tiền (TTR), hoặc các hình thức khác theo thông lệ thương mại quốc tế và quy định của pháp luật về ngoại hối. Tuy nhiên, các chứng từ này phải đứng tên người nhập khẩu, tức là cơ sở kinh doanh chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào tương ứng.

  1. Lưu ý về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Trên thực tế, điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là một trong những tiêu chí then chốt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời cũng là rào cản lớn đối với nhiều cơ sở kinh doanh không chú trọng đến quy trình thanh toán, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể.

Một số tình huống điển hình thường gặp bao gồm:

Thứ nhất, thanh toán bằng tài khoản không đứng tên bên mua. Nếu một bên thứ ba (ví dụ: cá nhân, tổ chức khác) đứng ra thanh toán hộ, nhưng không có văn bản ủy quyền hợp lệ hoặc hợp đồng ủy thác thanh toán, thì cơ quan thuế có thể cho rằng đây là thanh toán không minh bạch và loại trừ khỏi danh sách được khấu trừ.

Thứ hai, chứng từ thanh toán bị sai sót. Các lỗi như chuyển khoản sai nội dung, thiếu số hóa đơn, không thể hiện rõ mục đích thanh toán cho hợp đồng hoặc hóa đơn cụ thể, sẽ khiến cơ quan thuế nghi ngờ về tính thực tế của giao dịch và có thể yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc từ chối khấu trừ.

  1. Kết luận về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP khẳng định nguyên tắc quản lý chặt chẽ việc thanh toán các khoản chi phí đầu vào để được hưởng quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng, nhằm đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận thuế và đồng bộ với chủ trương hiện đại hóa hệ thống tài chính – ngân hàng theo hướng số hóa.

Việc thiết lập điều kiện “phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” từ ngưỡng 05 triệu đồng trở lên là một chuẩn mực bắt buộc, vừa nhằm ngăn chặn việc mua bán hóa đơn, vừa tạo cơ sở pháp lý để xác minh giao dịch thực sự có phát sinh. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống thanh toán đúng quy định, đồng bộ giữa kế toán – ngân hàng – thuế và thường xuyên cập nhật quy định mới.

Tóm lại, việc tuân thủ quy định tại Điều 26 không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là một phần trong chiến lược quản trị rủi ro và bảo vệ quyền lợi hợp pháp về thuế của doanh nghiệp. Việc thực hiện nghiêm túc, có hệ thống các yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giúp cơ sở kinh doanh tránh được các tranh chấp, truy thu và xử phạt, đồng thời tối ưu hóa quyền được khấu trừ, hoàn thuế một cách hợp pháp và hiệu quả.

CÁC DỊCH VỤ KHÁC