1. Tổng quan về vai trò của nội quy lao động

Trong môi trường làm việc hiện đại, nội quy lao động không chỉ là văn bản nội bộ mà còn là một trong những công cụ quan trọng để duy trì trật tự, đảm bảo kỷ luật và bảo vệ quyền lợi của cả người sử dụng lao động và người lao động. Với vai trò là hành lang pháp lý điều chỉnh các hành vi trong quan hệ lao động, nội quy lao động chính là bộ quy tắc ứng xử nội bộ giúp định hình văn hóa doanh nghiệp, phân định ranh giới giữa quyền lợi và nghĩa vụ, cũng như quy trách nhiệm trong trường hợp có vi phạm xảy ra. Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định cụ thể về nghĩa vụ xây dựng và nội dung bắt buộc của nội quy lao động. Quy định này là nền tảng pháp lý cho các doanh nghiệp trong việc tự tổ chức quản lý lao động một cách chủ động nhưng vẫn nằm trong khuôn khổ của pháp luật. Đồng thời, nội quy lao động còn là căn cứ để người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động một cách hợp pháp, minh bạch và hợp lý. Bởi kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.

  1. Quy định pháp luật về nội quy lao động

Thứ nhất, về nghĩa vụ ban hành nội quy lao động

Người sử dụng lao động có nghĩa vụ xây dựng nội quy lao động. Đối đơn vị sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Đây là quy định bắt buộc, không phụ thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động hay hình thức tổ chức của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp dưới 10 lao động, tuy không bắt buộc có nội quy bằng văn bản mà có thể được thỏa thuận trong hợp đồng lao động nhưng để tránh làm cho nội dung hợp đồng lao động trở nên quá dài nên có phụ lục đính kèm.

Thứ hai, về nội dung của nội quy lao động

Nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Theo đó, nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

  1. a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
  2. b) Trật tự tại nơi làm việc;
  3. c) An toàn, vệ sinh lao động;
  4. d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

  1. e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
  2. g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
  3. h) Trách nhiệm vật chất;
  4. i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.Thứ ba, về trình tự ban hành và phổ biến nội quy lao động

Trước khi ban hành, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu nơi làm việc có tổ chức này. Nội quy sau khi ban hành phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết công khai tại nơi làm việc.

  1. Những lưu ý trong thực tiễn áp dụng nội quy lao động

Thứ nhất, nội quy lao động là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp có thể xử lý kỷ luật lao động. Nếu nội quy không có quy định về hành vi vi phạm cụ thể thì doanh nghiệp không được lấy đó làm căn cứ để xử lý người lao động. Do vậy, nội dung nội quy phải cụ thể, chi tiết.

Thứ hai, nội quy lao động phải đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động. Trường hợp không đăng ký thì nội quy đó sẽ không có giá trị áp dụng.

Thứ ba, quy trình xử lý vi phạm nội quy phải bảo đảm đầy đủ các bước theo quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, từ lập biên bản, xác minh sự việc, tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật đến ban hành quyết định. Nếu sai quy trình, quyết định xử lý sẽ bị vô hiệu.

Thứ tư, nội quy lao động phải cập nhật định kỳ khi có thay đổi pháp luật hoặc tình hình sản xuất kinh doanh. Nhiều doanh nghiệp ban hành nội quy từ năm này qua năm khác không sửa đổi dẫn đến nội dung lỗi thời, không còn phù hợp với thực tế nên không thể áp dụng.

Thứ năm, người sử dụng lao động cần tổ chức đào tạo, hướng dẫn, giải thích nội quy cho người lao động khi ký hợp đồng và định kỳ trong quá trình làm việc để nâng cao nhận thức tuân thủ và phòng ngừa vi phạm.

Thứ sáu, đối với các nội dung liên quan đến bảo mật công nghệ, chống quấy rối tình dục, hay chuyển đổi vị trí việc làm tạm thời, doanh nghiệp nên ban hành kèm theo các quy chế riêng để hướng dẫn chi tiết hơn, giúp nội quy có tính khả thi khi áp dụng.

  1. Ý nghĩa thực tiễn của nội quy lao động

Nội quy lao động góp phần xây dựng môi trường làm việc ổn định, chuyên nghiệp và văn minh. Nhờ có nội quy, các bên trong quan hệ lao động có thể xác định ranh giới quyền và nghĩa vụ rõ ràng, phòng ngừa rủi ro xung đột, và nếu xảy ra tranh chấp thì nội quy là công cụ quan trọng để giải quyết. Bên cạnh đó, nội quy còn giúp doanh nghiệp thực hiện các biện pháp quản trị nhân sự theo pháp luật, qua đó bảo vệ chính mình trước nguy cơ bị khiếu nại, tranh chấp do vi phạm quy định về lao động.

Về phía người lao động, nội quy là công cụ để họ hiểu rõ nghĩa vụ, cũng như bảo vệ quyền lợi khi bị xử lý kỷ luật không đúng quy định. Trong môi trường làm việc đa dạng và nhiều chuyển động như hiện nay, một nội quy lao động bài bản, đầy đủ, và tuân thủ quy định pháp luật chính là nền móng để tạo dựng niềm tin và sự gắn kết giữa các bên trong doanh nghiệp.

  1. Kết luận

Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 không chỉ là quy định bắt buộc về mặt hành chính mà còn là công cụ chiến lược trong quản trị nhân sự. Việc xây dựng và thực hiện nội quy lao động đúng pháp luật, phù hợp thực tiễn là một phần thiết yếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp hiện đại. Người sử dụng lao động cần hiểu rằng, nội quy lao động không phải là gánh nặng hành chính mà là một phần của chiến lược phát triển bền vững, đảm bảo tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả tổ chức. Người lao động cần xem nội quy là hành lang bảo vệ quyền lợi và khuôn mẫu ứng xử để góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp.

CÁC DỊCH VỤ KHÁC