1. Tổng quan

Trong quá trình xác lập quan hệ lao động, không chỉ nội dung mà hình thức của hợp đồng lao động cũng là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu lực và khả năng thực thi của hợp đồng. Một hợp đồng đúng pháp luật không chỉ thể hiện sự thỏa thuận về việc làm, tiền lương và điều kiện làm việc, mà còn phải được giao kết đúng hình thức theo quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 (“BLLD 2019”). Việc tuân thủ hình thức hợp đồng không những bảo vệ quyền lợi các bên, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi phát sinh tranh chấp hoặc cần chứng minh quan hệ lao động trong thực tế.

2. Khái niệm và nguyên tắc giao kết

Theo quy định tại khoản 1 Điều 14 BLLĐ 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản, được lập thành hai bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ thực hiện và bảo vệ quyền lợi của mình. Đây là nguyên tắc bắt buộc trong phần lớn các trường hợp, nhằm đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch và tránh xung đột về quyền, nghĩa vụ giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Trong kỷ nguyên số, BLLĐ đã ghi nhận hợp đồng điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu (theo Luật Giao dịch điện tử) là một hình thức hợp pháp tương đương hợp đồng bằng văn bản. Điều này phản ánh sự thích ứng linh hoạt của pháp luật lao động với bối cảnh công nghệ và mô hình làm việc từ xa, nền tảng trực tuyến.

3. Các hình thức hợp pháp của hợp đồng lao động

3.1. Hợp đồng bằng văn bản 

Đây là hình thức phổ biến nhất và được áp dụng mặc định cho mọi loại hợp đồng lao động. Hợp đồng phải ghi rõ thông tin cơ bản: tên, địa chỉ của các bên, công việc, mức lương, thời gian làm việc, điều kiện lao động, thời hạn hợp đồng, quyền và nghĩa vụ các bên, căn cứ xử lý vi phạm…

Hợp đồng văn bản là căn cứ pháp lý quan trọng trong quá trình giải quyết tranh chấp và là tài liệu bắt buộc để thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

3.2. Hợp đồng bằng phương tiện điện tử

Khoản 1 Điều 14 BLLĐ 2019 công nhận hợp đồng được giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, có giá trị như hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là hình thức tiến bộ, được khuyến khích trong các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng chữ ký số và lưu trữ dữ liệu số hóa. Hình thức này đặc biệt phù hợp với mô hình làm việc từ xa (remote), freelancer… Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu lực, cần lưu ý về tính xác thực, toàn vẹn nội dung và sự đồng thuận của hai bên thông qua nền tảng pháp lý đầy đủ.

3.3. Hợp đồng bằng lời nói 

Khoản 2 Điều 14 BLLĐ 2019 cho phép hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói trong trường hợp thời hạn hợp đồng dưới 01 tháng, với điều kiện không thuộc các trường hợp loại trừ theo luật định. Đây là hình thức đơn giản hóa nhằm tạo điều kiện cho quan hệ lao động ngắn hạn, việc làm thời vụ, công việc tạm thời.

Tuy nhiên, hình thức này bị giới hạn và không áp dụng trong các trường hợp:

(i) Lao động chưa đủ 15 tuổi (khoản 2 Điều 18);

(ii) Lao động giúp việc gia đình (điểm a khoản 1 Điều 145);

(iii) Người lao động là thành viên tổ chức quản lý của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (khoản 1 Điều 162).

4. Ý nghĩa pháp lý của hình thức hợp đồng

Việc xác lập đúng hình thức hợp đồng mang lại nhiều hệ quả pháp lý quan trọng:

(i) Đảm bảo hiệu lực của hợp đồng, tránh bị tuyên vô hiệu do vi phạm điều kiện về hình thức;

(ii) Làm căn cứ chứng minh quan hệ lao động khi có tranh chấp hoặc khi người lao động yêu cầu giải quyết quyền lợi;

(iii) Hỗ trợ thực hiện các nghĩa vụ tài chính như khai báo thuế, tham gia bảo hiểm xã hội, giải quyết trợ cấp thôi việc, trợ cấp thất nghiệp;

(iv) Giảm thiểu rủi ro pháp lý cho cả người lao động và người sử dụng lao động khi phát sinh nghĩa vụ ngoài ý muốn…

5. Câu hỏi thường gặp

5.1. Hợp đồng điện tử có cần chữ ký số không?

Có. Để bảo đảm giá trị pháp lý, hợp đồng điện tử cần có chữ ký điện tử hợp pháp của cả hai bên và được thực hiện trên nền tảng đáp ứng điều kiện về tính toàn vẹn, bảo mật, xác thực theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử năm 2023.

5.2. Nếu giao kết hợp đồng bằng lời nói mà xảy ra tranh chấp thì giải quyết như thế nào?
Cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ căn cứ vào chứng cứ bổ trợ như: lịch làm việc, bảng lương, xác nhận nhân sự, tin nhắn điện thoại, email, lời khai của người làm chứng… để xác định có tồn tại quan hệ lao động thực tế hay không. Tuy nhiên, đây là tình huống rủi ro cao và tiềm ẩn bất lợi cho người lao động.

5.3. Có thể chuyển từ hợp đồng miệng sang hợp đồng văn bản không?

Có. Các bên hoàn toàn có thể thỏa thuận chuyển đổi hình thức hợp đồng để phù hợp với thực tế làm việc và đảm bảo lợi ích pháp lý lâu dài. Khuyến nghị nên lập hợp đồng bằng văn bản càng sớm càng tốt, đặc biệt khi thời hạn công việc kéo dài.

5.4. Nếu chỉ ký hợp đồng mà không đóng bảo hiểm thì có vi phạm không?
Có vi phạm. Việc giao kết hợp đồng lao động và thực hiện các nghĩa vụ như tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Việc làm và các văn bản khác có liên quan là quy định bắt buộc mà người lao động và người sử dụng lao động phải tuân theo. Do đó, việc trốn tránh nghĩa vụ này là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính thậm chí là bị xử lý hình sự.

6. Kết luận

Hình thức hợp đồng lao động là yếu tố pháp lý không thể xem nhẹ trong quá trình xây dựng và vận hành mối quan hệ lao động. Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 đã quy định cụ thể và hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi để các bên xác lập hợp đồng bằng văn bản, thông điệp điện tử hoặc lời nói trong phạm vi cho phép. Việc tuân thủ đúng hình thức hợp đồng là biện pháp thiết thực để bảo vệ quyền lợi, phòng ngừa rủi ro pháp lý và bảo đảm an toàn pháp lý trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Người lao động và người sử dụng lao động cần chủ động tiếp cận quy định pháp luật, lựa chọn hình thức phù hợp, đồng thời ghi nhận giao kết một cách minh bạch, để mối quan hệ lao động phát triển ổn định và bền vững.

CÁC DỊCH VỤ KHÁC